К требованиям обеспечения безопасности пищевой продукции относятся регламентирующие требования, требования со стороны Клиентов / партнеров, а также требования самого предприятия, связанные со стремлением улучшить собственную систему менеджмента.Аудит – это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания для определения степени соответствия критериям аудита (ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021). Цель аудита состоит в сборе объективных свидетельств, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) и др. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента представлены в стандарте ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021.
Регламентирующие требования:
- международные правила торговли, действующие в ВТО;
- законодательство Европейского союза (документы Codex Alimentarius, регламенты и директивы ЕС и др.);
- законодательство Таможенного союза (Таможенный Кодекс ЕАЭС, ТР ЕАЭС и др.);
- законодательство РФ (Федеральные законы, Указы Президента РФ, Постановление Правительства РФ, СанПиН, СП, ГОСТ и др.).
Требования со стороны Клиентов / партнеров:
- наличие системы менеджмента пищевой безопасности продукции на основе требований международного стандарта (например, ISO 22000, FSSC 22000, IFS и т.д.);
- требования для участия в тендерах;
- статус «надежного поставщика»;
- требования к поставщикам Олимпийских игр, чемпионата мира по футболу и т.д.
Требования, связанные со стремлением к совершенствованию собственного предприятия:
- требования, связанные с улучшением эффективности управления за счет упорядочения процессов и получения механизмов анализа, контроля и улучшения;
- требования, связанные с наличием проблем, касающихся безопасности пищевых продуктов
Предприятие вправе выбирать то, каким требованиям соответствовать: только требованиям законодательства или также «опережающим» стандартам, которые позволят улучшить качество продукции, усовершенствовать систему управления и стать более конкурентоспособными. С целью проверки выполнения установленных требований в компаниях проводятся аудиты. Очень важно получать непредвзятую информацию от незаинтересованных лиц о различных элементах системы, о выполнении запланированных мероприятий, о соответствии установленным правилам. Информация, которая получена в рамках аудита, является основой для разработки корректирующих действий (действий, направленных на устранение причины несоответствий) и улучшения системы менеджмента.
На данный момент во многих организациях пищевой промышленности (и не только) планирование, проведение аудитов и контроль за выполнением корректирующих действий происходит с помощью документов Word или Excel. Осуществление аудитов без использования программных решений требует большого количества времени и других ресурсов, а также часто приводит к ошибкам в работе: системным (например, ошибки в алгоритме проведения аудита, ошибки при формулировке вопросов, ошибки в справочной базе) и случайным (например, потеря данных при заведении, технический сбой, ошибки в расчетах. В связи с чем предприятия всё чаще и чаще задумываются об автоматизации этого элемента системы.
Автоматизация аудита систем менеджмента с помощью программного решения позволит повысить эффективность и качество процесса проведения аудита. Одним из таких цифровых решений и является программное обеспечение GRAIT Audit, разработанное в компании Грэйт (дочерняя компания ИнтерКонсалт) и автоматизирующее проведение любых аудитов систем менеджмента. ИнтерКонсалт занимается разработкой и внедрением систем и инструментов менеджмента с 2005 года.
Общие сведения о GRAIT Audit
Облачное программное решение GRAIT Audit – облачный сервис для автоматизации аудитов и систем управления несоответствиями; продукт, который был создан с учётом лучших практик и передового опыта проведения аудитов.
GRAIT Audit создано для проведения аудитов первой стороны (внутренний аудит) и аудитов второй стороны (аудит внешнего поставщика и / или другой внешней заинтересованной стороны), а также для управления несоответствиями. Для предприятий пищевой промышленности важно проводить аудиты не только своей системы менеджмента пищевой безопасности, но также осуществлять проверки своих поставщиков.
Данное IT-решение для автоматизации аудита систем менеджмента предназначено для:
- организаций любого размера, любой отрасли, которые хотят оптимизировать процесс проведения внутренних аудитов у себя в компании;
- консалтинговых и сертифицирующих компаний, призванных помочь бизнесу успешно развиваться;
- сетевого ритейла для проведения аудита любого участника цепочки поставок;
- частных аудиторов, которые хотят сократить время на планирование, проведение и составление отчета по результатам аудита.
Облачный сервис позволяет:
- автоматизировать работу аудиторов и организовать процесс проведения аудитов в любой компании в соответствии с международным стандартом ISO 19011;
- быстро и грамотно провести любой аудит, сформировать понятный и грамотный отчет;
- определить степень соответствия требованиям международных стандартов систем менеджмента;
- определить слабые и сильные стороны, конкретные узкие места для принятия решений по формированию стратегии бизнеса и оптимизации бизнес-процессов компании;
- ускорить обучение новых аудиторов и проводить аудиты специалистами с любым уровнем подготовки без потери качества;
- воспользоваться готовыми чек-листами, примерами формулировок несоответствий и рекомендаций по каждому требованию многих международных стандартов, подготовленных профессионалами;
- ускорить обучение новых аудиторов и проводить аудиты специалистами с начальным уровнем подготовки без потери качества;
- проводить несколько аудитов одновременно;
- управлять несоответствиями, формируя корректирующие мероприятия и назначая ответственных.
При помощи программного обеспечения для автоматизации аудита систем менеджмента предприятия могут создать неограниченное количество шаблонов своих чек-листов для проверки (например, чек-лист по HACCP, чек-лист по ТР ЕАЭС, чек-лист по ГОСТ, чек-лист по проверке требований Клиента и др.); воспользоваться предустановленным набором чек-листов со стандартными вариантами формулировок несоответствий и рекомендаций (например, чек-лист по HACCP, ISO 22000, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, FSSC 22000 и др.); разработать детальный план аудита; использовать готовые варианты формулировок несоответствий и рекомендаций с возможностью их правки; контролировать процесс проведения аудита; быстро сформировать общий отчет по результатам аудита с оценкой степени соответствия критериям аудита, с общими и детальными выводами и рекомендациями; сформировать файл со всеми несоответствиями для разработки плана корректирующих действий.
Для планирования, проведения и подготовки заключений по результатам аудита разработан интуитивно понятный интерфейс, который визуально разделен на удобные блоки.
Рисунок 1 – Интерфейс «Планирование аудита»
Рисунок 2 – Хранилище данных для максимальной конфиденциальности
Рисунок 3 – Корректирующие мероприятия
Рисунок 4 – Отчеты в Excel и Word
Рисунок 5 – Сводные результаты аудита по всем объектам аудита в Word
Особенно важно отметить, что GRAIT Audit содержит примеры готовых чек-листов для предприятий пищевой промышленности, примеры формулировок несоответствий и рекомендаций по требованиям международных стандартов, подготовленных профессионалами. В GRAIT Audit представлены шаблоны чек-листов, которые можно адаптировать для разных отраслей. Облачный сервис содержит уже готовые примеры для молочной, кондитерской и мясной отрасли.
Рисунок 6 – Пример шаблона чек-листа (фрагмент)
Одно из преимуществ данного цифрового решения GRAIT Audit состоит в том, что предустановленные шаблоны чек-листов постоянно актуализируются с учётом происходящих изменений и база дополняется новыми шаблонами.
Гордостью программного решения GRAIT Audit является раздел Аналитика, который:
- представлен в виде различных интерактивных графиков и диаграмм, сформированных на основе анализа и обработки данных;
- включает в себя как сводные показатели, так и показатели в динамике по аудитам, несоответствиям и корректирующим мероприятиям;
- позволяет проанализировать данные как на текущий момент, так и за любой выбранный период;
- дает возможность с помощью гибкой и интеллектуальной настройки вывести статистику как в целом по компании, так и по выбранным объектам в разных разрезах;
- позволяет провести сравнительный анализ объектов сразу по нескольким показателям.
Рисунок 7 – Пример графика «Сравнительная характеристика объектов по нескольким показателям»
Рисунок 8 – Примеры графиков в разделе «Аналитика»
Аналитика позволяет принимать решения на основе фактов, выявлять узкие и слабые места, расставлять приоритеты по их устранению, а также определять сильные стороны деятельности компании и возможности для развития.
При помощи программного обеспечения для автоматизации аудита систем менеджмента и управления несоответствиями можно при проведении аудита использовать мобильную версию, голосовой ввод, готовые варианты формулировок несоответствий и рекомендаций с возможностью их правки.
Использование ПО GRAIT Audit позволяет:
- повысить качество процесса за счет минимизации ошибок при работе с ПО, грамотного планирования проведения аудитов, автоматического расчета оценок аудита, понятного интерфейса отчетов, осуществления контроля в режиме онлайн;
- минимизировать издержки за счет оптимизации расходов на привлечение сторонних аудиторов (до 80%), сокращения времени на подготовку чек-листов (до 90%) и формирование отчета (до 70%), оптимизации прочих затрат (от 30% до 99%).
- сэкономить время на планирование аудита (>60%), проведение аудита (>75%), подготовку отчета (>90%), выгрузку отчета (до 99%).
В заключение хочется отметить, что правильное планирование и проведение аудитов в компании очень важны. Безопасность и качество выпускаемой продукции напрямую зависят от того, как происходит проверка и какие разрабатываются меры контроля.
Получите немедленный доступ с полным функционалом прямо сейчас. Закажите демонстрацию возможностей GRAIT Audit по ссылке. По всем вопросам обращайтесь по тел. +7 495 760-4675 | 8 800 600-7959, в мессенджерах: +7 980 631-5964 (звонки, Telegram, WhatsApp), по эл. почте mail@grait.ru
